Sinn und Unsinn von Besprechungen

Der Kalender ist voll, ein Meeting reiht sich an das nächste. Interessante Themen und tolle Projekte wechseln sich mit langweiligen Routinebesprechungen ab. Abteilungsübergreifende Teams tauschen sich aus – es ist schön, mal mit anderen oder neuen Kollegen zusammenzuarbeiten. Und jetzt, wo die Meetings virtuell über Zoom, Webex oder Teams abgehalten werden, scheint sich das ganze noch zu steigern. Aber bringen diese Zusammenkünfte wirklich den erhofften Output? Passiert anschließend wirklich etwas? Hier mal ein paar Erfahrungen, die vielleicht nicht repräsentativ sind – oder vielleicht doch?

Mal ganz ehrlich …

Es gibt natürlich eine Vielzahl von unterschiedlichen Besprechungsarten. Da wären die regelmäßigen, z.B. wöchentlichen Meetings in einem festen Kreis, Projektbesprechungen interdisziplinärer Teams, Jour fix, Kick Off’s, Workshops u.v.m. Es gibt Regeln während des Meetings, Bälle werden hin und her geworfen, um den Sprecher zu erkennen, es wird dokumentiert und mitgeschrieben, es werden Aufgaben delegiert, Deadlines definiert, Protokolle verteilt und der Status besprochen oder Ergebnisse präsentiert. Alles super, aber mal ehrlich, würde es manchmal nicht helfen, die Arbeit einfach mal zu machen, anstatt nur darüber zu diskutieren? Wenn man es wirklich ernst nehmen würde mit allem, was in einer Besprechung festgelegt wird, müsste man weit mehr festhalten als nur „wer macht was bis wann“. Dann käme nämlich noch hinzu, in welcher Form derjenige das Ergebnis seines „Tasks“ an wen weiterleitet. Wartet er darauf, es in der nächsten Besprechung präsentieren zu dürfen? Oder soll es vorher per E-Mail verteilt werden? Und was passiert dann? Macht jemand etwas mit den Inhalten (wenn sie überhaupt gelesen werden)? Wahrscheinlich sind die meisten von euch froh, wenn verteilte Aufgaben überhaupt gemacht werden.

Denn es geht ja weiter. Viele Teilnehmer machen sich Notizen, verstehen das besprochene aber völlig anders als ein anderer Kollege. Allein dafür wäre ein Protokoll schon zwingend erforderlich. Das muss aber von jemandem geschrieben werden, der alle besprochenen Punkte inhaltlich auch versteht und im Thema ist. Oft ergeben sich dann im Nachhinein noch Fragen, die ein Bearbeiten der Aufgaben verhindern und bis zum nächsten Meeting zurückgestellt werden (müssen).

Nicht zu vergessen ist das Bild, das sich einem am Arbeitsplatz bietet, nachdem die Besprechung beendet ist. Eine Reihe von neuen E-Mails oder unbeantworteten Anrufen, die während des Meetings eingegangen sind. Also ran an den Speck – und schon sind die Aufgaben aus dem gerade Besprochenen vergessen, wenn nicht sogar der Inhalt.

Man könnte die einzelnen Punkte noch deutlich ausweiten und auch bei vielen eine sinnvolle Gegenmaßnahme ausmachen. Oder wir denken mal in andere Richtungen und überlegen, wie man die Schwachpunkte von Besprechungen abstellen kann.

Also lieber keine Besprechungen machen?

Ja und nein. Zumindest sollten man den Sinn und Anlass einer jeden Besprechung mal kritisch hinterfragen.

• Gibt es einen festen Rhythmus, zu dem man sich trifft, z.B. wöchentlich?
• Wenn ja, werden die immer gleichen Themen besprochen?
• Wird etwas erarbeitet oder werden Informationen ausgetauscht oder Wissen transferiert oder Ergebnisse präsentiert?
• Kann jeder etwas beitragen oder sind einige Mitglieder einfach nur anwesend?
• Wie viele Mitarbeiter ziehe ich für wie lange von ihrem Tagesgeschäft ab?
• Sind die Ziele der Besprechung klar bzw. soll am Ende ein bestimmtes Ergebnis stehen, das uns weiterbringt?

Die Antwort ist also das ewig passende „es kommt darauf an“.

Natürlich ist es wichtig, dass Mitarbeiter aus unterschiedlichen Disziplinen sich austauschen, etwas über die Projekte und Vorgänge in anderen Bereichen erfahren und sich kennenlernen, im Idealfall sogar gut verstehen. Und ja, in einer Besprechung können Themen auf den Tisch kommen, die verschiedene Abteilungen etwas angehen, ohne dass man das in vielen Einzelgesprächen zeitraubend diskutieren muss. Und selbstverständlich gibt es Aufgaben, die im Team einfach besser gelöst werden als nur durch eine eingeschränkte Sichtweise von Einzelnen, weil „abteilungsblind“.

Aber gleichzeitig kann man sich überlegen, ob nicht viele Teile aus Besprechungen auch über andere Wege kommuniziert oder bearbeitet werden können. Vor allem Meetings wie ein Jour Fix oder ähnliche Konstruktionen verleiten dazu, sich aus purer Gewohnheit zu treffen und nicht mehr zielorientiert zu arbeiten.

Und warum bis zum nächsten Meeting warten, wenn eigentlich früher Handlungsbedarf angesagt ist?

Spontan – zielorientiert – dokumentiert

Konzentrieren wir uns auf die Themen, die man wirklich besprechen muss, und das mit mehr als zwei Personen. Oft geht es um operative Themen, denn nicht jeden Tag werden wegweisende Strategien verabschiedet oder bahnbrechende Neuerungen entwickelt. Nein, vielmehr ist häufig eine kurze Abstimmung nötig, um einen Vorgang zu klären, der ein paar Besonderheiten aufweist oder man vereinbart hier und da eine Optimierung des Prozesses.

Und wer beruft diese Besprechung ein? Immer der Gruppen- oder Teamleiter? Eigentlich nicht. Jeder Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, kurzfristig ein Meeting anzusetzen und die Kollegen dazu einladen, die erforderlich sind, um das Thema abschließend zu behandeln. Es können auch mehrere Themen gesammelt werden, wenn klar ist, dass sie relativ schnell bearbeitet werden können. Hauptsache, sie werden nicht auf die lange Bank geschoben. Dies hat auch den Vorteil, dass Beschlüsse relativ schnell umgesetzt werden, da es sich ja um akute Themen handelt.

Was ist, wenn es Themen gibt, die doch immer wieder im gleichen Gremium besprochen werden müssen? Auch das geht, aber bitte nicht mit einem festen Termin. Man kann an einem zentralen (digitalen) Ort eine Agenda ablegen, z.B. ein Worddokument oder eine Outlook Aufgabenliste oder auch ein Online-Projektmanagement-Tool wie Meistertask oder Trello verwenden – Hauptsache, alle Teilnehmer haben Schreibzugriff. Dort kann dann jeder Punkte, die besprochen werden müssen, laufend ergänzen, und sobald ein Mitarbeiter den Eindruck hat, jetzt müssen diese Themen behandelt werden, kann er eine Besprechung planen und die Agenda ist schon fertig. Das kann der Fall sein, weil sich einige Topics angesammelt haben und die Liste soll nicht zu lang werden, aber möglicherweise kommt ein Thema auf, das nicht zu lange warten kann.

Wenn die Ergebnisse auch gleich an diesem Ort (während des Meetings) dokumentiert werden oder sogar Einzelaufgaben mit Verantwortlichkeiten und Deadlines vergeben werden, ist auch das Protokoll hinfällig und man kommt dem Ziel der Besprechung deutlich näher: Probleme zeitnah lösen und die Organisation einen Schritt weiter bringen!