Im täglichen Arbeitsleben gibt es eine Fülle von Aufgaben, Anfragen, Projekten, wiederkehrenden Jobs oder Abläufen, die es zu organisieren gilt, um nichts zu vergessen oder keine Termine und Deadlines zu verpassen. Das E-Mail-Postfach füllt sich mal mehr, mal weniger stark und Zug um Zug wandern (wichtige) E-Mails nach unten, raus aus dem Sichtfeld und somit aus dem Fokus. Vor allem, wenn ein Mitarbeiter viele Projekte oder Themen parallel bearbeitet, ist es nicht immer einfach, den aktuellen Status zu kennen. Wo bin ich am Zug? Wo ist der Ball bei jemand anderem? Erwarte ich eine Rückmeldung oder wichtige Informationen? Ist der nächste Schritt bereits festgelegt und terminiert? Oder muss ich bei einer Nachfrage meines Vorgesetzten sagen „Ich gehe davon aus, dass …“, anstatt den genauen Status zu kennen?
Große und kleine Projekte
Für große Projekte, bei denen es viel Abstimmungsbedarf gibt und wo mehrere Mitarbeiter involviert sind, wird oft eine Projektsoftware zur Planung, Dokumentation und Aufgabenverteilung genutzt. Wenn diese Software von allen Projektmitgliedern konsequent genutzt wird, ist sie auch sicher eine große Organisationshilfe.
Doch im Tagesgeschäft geht es nicht immer um die großen Projekte, sondern um ganz einfache Vorgänge, wie z.B. Einkaufsanfragen, Verkaufsangebote, Austausch von Marketingmaterial, Verträge, Konditionsgestaltung, Reklamationen, Neuproduktvorstellungen, Terminvereinbarungen, Messeorganisationen und vieles mehr. Jedes Thema ist ein kleines Projekt, zu dem ich E-Mails versende und empfange, auf Rückmeldung warte oder eine Aufgabe erledigen muss.
Wie stelle ich nun sicher, dass ich hier keine Deadline verpasse oder ein Vorgang monatelang herumdümpelt, weil ich einfach kein Antwort auf meine E-Mail erhalte?
Wenn du willst, dass etwas getan wird, kontrolliere es
Ich vermute mal, dass Sie mit einem E-Mail-Programm, wie z.B. MS Outlook arbeiten, das u.a. einen integrierten Kalender und Aufgabenbereich hat.
Ein Tipp, wie Sie vermeiden, dass ein Vorgang nach dem Versenden einer E-Mail aus dem Fokus gerät, ist, ein solches Outlook-Element zur Nachverfolgung anzulegen. Also z.B. einen Termin oder eine Aufgabe. Und am besten kopieren Sie sich die gesendete E-Mail in dieses Element rein, geben dem ganzen einen Termin und können diesen Vorgang erst einmal aus Ihrem Gedächtnis streichen, weil Sie ja regelmäßig Ihre Aufgabenlisten oder Ihren Kalender prüfen. Wenn Sie am Fälligkeitstermin das Element öffnen, müssen Sie nur noch die E-Mail ansehen und Sie wissen sofort wieder worum es geht. Ein paar zusätzliche Notizen, worum es bei dem Vorgang geht und was die nächsten Schritte wären, sind sicher auch nicht schlecht. Hauptsache, Sie sind schnell im Bilde und müssen nicht lange überlegen, um was es eigentlich nochmal ging.
Sie können nun noch mit verschiedenen Kategorien und Farben arbeiten, um zwischen echten Aufgaben, Terminen und reinen „Erinnerungs-Elementen“ (Feedback erwartet) zu unterscheiden.
Das Prinzip funktioniert auch mit Aufgaben, die sich aus einer empfangenen E-Mail ergeben, welche jedoch nicht sofort erledigt werden können oder müssen. Einfach ein Element erstellen, die E-Mail reinkopieren, ein paar Notizen zur Aufgabe hinzufügen und einen Termin zur Erledigung vergeben. Danach kann die E-Mail aus dem Posteingang in den Ablageordner verschoben werden, damit die Anzahl der E-Mails verringert wird. Gerne können auch ein paar Links zu benötigten Dokumenten oder Weblinks in das Element kopiert werden – alles was hilft, später schnell die Aufgabe erledigen zu können.
Bei Vorgängen oder kleinen Projekten schaffen Sie so z.T. auch eine Art Dokumentation, die z.B. an eine Kollegin oder einen Kollegen übergeben werden könnte. Ein Vorgang ist ja oft nicht mit einer E-Mail erledigt. Dafür fügen Sie neue Informationen dem Element hinzu und verändern das Datum für den nächsten Schritt.
Und warum das ganze?
Kopf frei machen!
Sie können den Vorgang quasi „vergessen“, da Sie sich ja einen zeitlich sinnvoll gesetzten Reminder erstellt habe. In der Zwischenzeit muss an dem Thema nichts gemacht werden und Sie können sich neuen Aufgaben widmen.
Wenn sich durch zu viele Aufgaben zeitliche Engpässe ergeben, sehen Sie das viel früher, wenn Sie eine Übersicht über die Termine und/oder Aufgaben haben. Dann können Sie schieben, delegieren oder nach anderen Möglichkeiten suchen. Das ist sicher besser, als kurz vor einer Deadline hektisch qualitativ schlechte Arbeit abzugeben und womöglich durch Zeitdruck noch Fehler zu machen oder Potenziale verschenken.
Und was soll ich jetzt überprüfen?
Eine Ordnung und Planung Ihrer Aufgaben wird Ihnen helfen, qualifiziertere Aussagen zu dem Status einzelner Projekte zu machen. Wenn man Sie also fragt, wann der Prototyp Ihres neuen Produkts geliefert wird, können Sie zumindest schnell prüfen, wann Sie zuletzt nachgefragt haben und wann Sie das Thema auf Wiedervorlage haben oder ob bereits eine Aussage hierzu vorliegt.
Und dann müssen Sie nicht sagen „Ich gehe davon aus, ähm, also nach meinen Unterlagen ist das …“